(Traduction d'un article extrait du blog The Keyword, avec quelques ajouts)Il est parfois difficile d'être sur la même longueur d'onde au sein d'une équipe de projet. Il faut concilier les différents points de vue et suggestions. Veiller à ce que votre équipe travaille
bien sur la même version d'un document est la dernière chose dont vous devriez avoir à vous soucier. C'est précisément dans cette optique que nous avons conçu les puissants outils d'édition en temps réel
Google Docs, Sheets et Slides, qui permettent aux équipes de collaborer sur la version la plus à jour d'un document.
Aujourd'hui, nous lançons de nouvelles fonctionnalités pour faciliter encore davantage le contrôle des versions, vous permettre de personnaliser des outils en fonction de vos flux de travail et aider les équipes à trouver les informations dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin.
Suivi des modifications, état d'avancementIl est parfois nécessaire d'apporter des dizaines de modifications à un document, notamment lorsqu'il s'agit d'un document qui doit être parfait à l'arrivée (un contrat juridique, une proposition de projet ou un rapport de recherche, par exemple). Les nouvelles fonctionnalités de Docs permettent de suivre plus facilement les modifications apportées par les membres de votre équipe. Votre équipe a désormais la possibilité d'effectuer les actions suivantes :
1. Nommer les versions d'un document Docs, d'une feuille de calcul Sheets ou d'une présentation Slides sur le WebL'attribution de noms personnalisés aux différentes versions d'un document est un excellent moyen de conserver un historique de la progression de votre équipe. Vous pouvez également signaler par ce biais qu'il s'agit d'une version
finale. Vous pouvez centraliser l'organisation et le suivi des modifications sous "Historique des versions" (anciennement "Historique des révisions") sur le Web. Sélectionnez Fichier > Historique des versions > Nommer la version actuelle. Pour afficher les différentes versions plus rapidement, vous pouvez également utiliser l'option "Afficher uniquement les versions ayant un nom" dans Docs, Sheets ou Slides.
2. Prévisualiser les "versions finales" des documents sur le Web pour en obtenir un aperçu sans les commentaires ni les modifications suggéréesSélectionnez Outils > Examiner les modifications suggérées > Prévisualiser les suggestions "Tout accepter"
OU Prévisualiser les suggestions "Tout refuser".
3. Accepter ou refuser simultanément toutes les modifications suggérées dans votre document, pour que l'équipe n'ait pas à passer en revue chaque modification de ponctuation ou de mise en formeSélectionnez Outils > Examiner les modifications suggérées > Tout accepter
OU Tout refuser.
4. Suggérer des modifications dans un document à partir d'un appareil Android, d'un iPhone ou d'un iPadCliquez sur le menu à trois points dans l'angle inférieur droit de l'écran du document pour suggérer des modifications pendant vos déplacements. Activez l'option "Suggérer des modifications" et commencez à saisir du texte en mode de suggestion.
5. Comparer des documents et passer en revue instantanément les éléments affichés en rouge avec les modules complémentaires Litera Change-Pro ou Workshare dans Docs Voici un moyen rapide d'afficher les modifications et de les accepter (ou de les refuser) toutes simultanément, et d'attribuer un nom aux différentes versions du document.
Nouveaux modèles et gain de temps grâce aux modules complémentairesLes équipes utilisent des
modèles dans Docs et Sheets afin de mettre en forme leurs documents plus rapidement. En parallèle, les développeurs élaborent des
modules complémentaires qui proposent des fonctionnalités personnalisées. Or, pourquoi ne pas combiner ces deux aspects ? C'est dans cette optique que nous lançons aujourd'hui de
nouveaux modèles qui intègrent des modules complémentaires et qui vous offrent la possibilité de créer les vôtres. Vos modèles ne seront pas seulement soignés, ils vous feront gagner en efficacité.
Ces modèles vous permettent de personnaliser et de déployer des outils adaptés aux flux de travail de votre organisation. Nous en avons lancé cinq dans la galerie générale, comme le nouveau modèle d'accord mutuel de non-divulgation (NDA) de LegaZoom et DocuSign. Avec ce modèle, les entreprises peuvent créer un NDA rapidement et collecter des signatures avec le
module complémentaire DocuSign pour Docs. De plus, les champs de signature obligatoires du modèle sont détectés automatiquement, ce qui vous fait gagner du temps lorsque des signatures sont requises. Mais ce n'est pas tout : nous avons également collaboré avec Lucidchart (manuel de procédures de gestion), avec PandaDoc (accord de conseil), avec Supermetrics (rapport sur le trafic généré par les liens commerciaux sur les sites Web) et avec EasyBib (rapport MLA). Chacun de ces nouveaux modèles devrait rendre les flux de travail au sein de l'équipe plus rapides et plus efficaces.
En outre, vous pouvez
créer votre propre modèle avec un module complémentaire intégré personnalisé en fonction des flux de travail de votre entreprise. Vous pouvez par exemple créer un modèle Sheets associé à un module complémentaire pour collecter des approbations internes ou bien un modèle de facture dans Docs (lui aussi associé à un module complémentaire) qui récupère des informations à partir de votre système CRM.
Les administrateurs qui n'autorisent pas les utilisateurs à installer des modules complémentaires peuvent toutefois utiliser ces nouveaux modèles en
déployant des modules complémentaires spécifiques uniquement. S'ils préfèrent autoriser les utilisateurs à installer uniquement certains modules complémentaires, ils peuvent bloquer des champs d'application OAuth tiers spécifiques et
ajouter à la liste blanche uniquement les modules complémentaires de confiance.
Remarque : Les modèles associés à des modules complémentaires sont soumis aux mêmes
paramètres de la console d'administration que tous les autres modèles et sont disponibles en anglais exclusivement.
Le nouveau modèle Mutual NDA de LegalZoom et DocuSign permet de collecter des statistiques relatives aux approbations NDA.
Trouver les informations dont vous avez besoin, quand vous en avez besoinParfois, l'étape la plus compliquée de l'élaboration d'une proposition ou d'une présentation client est celle qui consiste à retrouver les informations que vous devez y inclure. À compter d'aujourd'hui, les clients G Suite Business et G Suite Enterprise bénéficient de l'intégration de
Google Cloud Search dans Docs et Slides via la fonctionnalité Explorer. Grâce à l'intelligence artificielle, Cloud Search recherche des informations
pertinentes pour vous aider à gagner en efficacité.
Pour commencer, ouvrez l'onglet "Explorer" dans Docs ou Slides et saisissez ce que vous recherchez. Cloud Search vous soumettra alors des informations extraites à partir de vos applications G Suite (notamment Gmail, Drive, Google Agenda et Google Sites) pour vous aider à créer des documents et des présentations d'une qualité exceptionnelle.
Vous pouvez désormais utiliser Google Cloud Search via la fonctionnalité Explorer dans Docs et Slides.
Les équipes utilisent Docs pour collaborer de manière créative. Consultez les idées présentées dans ce
post ou visitez le
site consacré à Docs pour commencer.
Informations sur le lancementType de lancement : - Versions et Cloud Search dans la fonctionnalité Explorer
- Fonctionnalités déjà disponibles pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide ; sous deux semaines pour ceux ayant choisi le lancement planifié
- Suggestions
- Fonctionnalités mobiles : déjà disponibles à la fois pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide et pour ceux ayant choisi le lancement planifié
- Fonctionnalités Web : déjà disponibles pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide ; sous deux semaines pour ceux ayant choisi le lancement planifié
- Modèles
- Déjà disponibles pour les utilisateurs ayant opté pour le lancement rapide ; sous deux semaines pour ceux ayant choisi le lancement planifié*
*Les modèles créés par nos partenaires apparaîtront immédiatement dans toutes les galeries de modèles, mais les modules complémentaires correspondants seront proposés uniquement aux domaines ayant opté pour le lancement rapide dans un premier temps. Les modules complémentaires seront mis à la disposition des domaines ayant choisi le lancement planifié sous deux semaines.Éditions : - Versions, suggestions et modèles
- Disponibles pour toutes les éditions de G Suite
- Cloud Search intégré dans la fonctionnalité Explorer
- Disponible uniquement pour les éditions G Suite Business et G Suite Enterprise avec Cloud Search activé
Rythme de déploiement : - Versions, suggestions et modèles
- Déploiement progressif (visibilité de la fonctionnalité sous 15 jours maximum)
- Cloud Search intégré dans la fonctionnalité Explorer
- Déploiement étendu (visibilité de la fonctionnalité dans un délai potentiellement supérieur à 15 jours)
Impact : - Versions et suggestions
- Tous les utilisateurs finaux
- Modèles et Cloud Search intégré dans la fonction Explorer
- Administrateurs et utilisateurs finaux
Action :- Versions et suggestions
- Gestion du changement suggérée/Pour info
- Modèles et Cloud Search intégré dans la fonction Explorer
- Action d'administrateur suggérée/Pour info
Informations complémentaires
- Versions
- Suggestions
- Modèles
- Cloud Search intégré dans la fonctionnalité Explorer
