G Suite facilite la collaboration efficace des utilisateurs. Une partie importante de cette dernière consiste à déterminer quand et comment assurer le suivi des actions de vos collègues. Pour vous aider à prendre de meilleures décisions, nous lançons le tableau de bord des activités dans Google Docs, Sheets et Slides. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs disposant d'un accès en modification de savoir qui a consulté un fichier et quand.
Un utilisateur peut, par exemple, vérifier si un collègue a déjà consulté un fichier et le prévenir de sa mise à jour. Un responsable de compte peut aussi définir la meilleure façon de contacter un partenaire, selon que ce dernier a consulté ou non les documents envoyés précédemment.
Depuis le 7 mars, les administrateurs G Suite ont accès à de nouveaux paramètres de la console d'administration, afin de contrôler la fonctionnalité "Tableau de bord des activités" de leur domaine ou des unités organisationnelles (UO) qui en font partie. Dès le 21 mars, les utilisateurs finaux verront le tableau de bord des activités dans Docs, Sheets et Slides. Pour en savoir plus, consultez la section "Calendrier des lancements" ci-dessous.
Comprendre quand les données de vos utilisateurs relatives aux consultations sont visiblesLe tableau de bord des activités d'un fichier contient les données relatives aux consultations, qui indiquent quand et par qui le fichier a été consulté. Les données visibles dans le tableau de bord dépendent à la fois des paramètres de la console d'administration de votre organisation et des paramètres individuels de l'utilisateur :
- En tant qu'administrateur, vous pouvez déterminer si les données provenant des utilisateurs de votre organisation sont affichées dans le tableau de bord des activités. Plus précisément, vous pouvez choisir de les rendre visibles, non visibles ou visibles uniquement dans votre organisation. Pour en savoir plus, consultez la section "Examiner et modifier les paramètres du tableau de bord des activités de votre organisation" ci-dessous.
- Si vous rendez les données relatives aux consultations visibles à l'échelle de votre organisation, vos utilisateurs peuvent toujours éviter que leurs données individuelles soient visibles dans le tableau de bord des activités, en modifiant leurs paramètres de confidentialité personnels. Si un administrateur rend les données relatives aux consultations de son organisation non visibles, vos utilisateurs finaux ne pourront pas choisir de partager les leurs. Pour en savoir plus, consultez la section "Commandes de l'utilisateur final pour le tableau de bord des activités" ci-dessous.
Les utilisateurs disposant d'un accès en modification à un fichier, et qui font partie du même domaine que son propriétaire, pourront consulter le tableau de bord des activités de ce fichier, ainsi que toutes les données relatives aux consultations qui s'y trouvent.
Examiner et modifier les paramètres du tableau de bord des activités de votre organisationLes commandes d'administration du tableau de bord des activités sont désormais disponibles dans la console d'administration. Trois options sont proposées :
- Activées : les tableaux de bord affichent les informations relatives à l'ensemble des consultations des utilisateurs, à moins que ces derniers ne choisissent de les masquer.
- Activées – Uniquement dans votre domaine : les informations de vos utilisateurs relatives aux consultations sont visibles uniquement dans les tableaux de bord des activités associés aux fichiers appartenant aux utilisateurs de votre domaine, et par les autres membres de ce dernier, sauf si certains utilisateurs masquent leurs informations. Les données de vos utilisateurs relatives aux consultations n'apparaissent pas dans les tableaux de bord des activités associés aux fichiers appartenant à d'autres domaines.
- Désactivées : les données de vos utilisateurs relatives aux consultations ne s'affichent dans le tableau de bord des activités d'aucun fichier. Selon les paramètres définis par les utilisateurs externes, les vôtres pourront peut-être voir si ces derniers ont consulté leurs fichiers.
Découvrez comment modifier les paramètres de votre organisation dans l'article du centre d'aide
Autoriser les utilisateurs à consulter les activités relatives à un fichier (tableau de bord des activités).
Remarque : Le tableau de bord des activités et ses paramètres n'affectent pas les données recueillies dans le
journal d'audit Drive de votre compte G Suite.
Commandes de l'utilisateur final pour le tableau de bord des activitésLorsque vos utilisateurs ont accès au tableau de bord des activités, une notification expliquant la fonction ainsi que ses options de commande s'affiche dans Google Docs, Sheets et Slides. L'utilisateur voit les données relatives aux consultations du tableau de bord des activités uniquement après l'affichage de cette notification. Le tableau de bord n'affiche aucune activité antérieure à l'affichage de cette notification.
Tous les utilisateurs ont accès aux paramètres de confidentialité leur permettant de contrôler à tout moment l'affichage de leurs consultations dans le tableau de bord des activités. Pour en savoir plus et pour modifier les paramètres, les utilisateurs peuvent se référer à l'article du centre d'aide
Consulter les activités relatives à un fichier (tableau de bord des activités).
Calendrier des lancementsLes paramètres de la console d'administration sont disponibles dès maintenant. Les utilisateurs pourront commencer à utiliser le tableau de bord des activités dans deux semaines :
- Si votre domaine bénéficie du lancement rapide, les utilisateurs finaux n'auront pas accès au tableau de bord des activités avant le 21 mars. En raison d'un déploiement progressif, certains domaines bénéficiant du lancement rapide devront peut-être attendre jusqu'à deux semaines après cette date pour avoir accès à cette fonctionnalité.
- Si votre domaine bénéficie d'un lancement planifié, les utilisateurs finaux n'auront pas accès au tableau de bord des activités avant le 9 avril. En raison d'un déploiement progressif, certains domaines devront peut-être attendre jusqu'à deux semaines après cette date pour avoir accès à cette fonctionnalité.
Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, veuillez vous référer à nos articles du centre d'aide
Consulter les activités relatives à un fichier (tableau de bord des activités) et
Autoriser les utilisateurs à consulter les activités relatives à un fichier (tableau de bord des activités).
Au fil du temps, nous ajouterons des fonctionnalités au tableau de bord des activités pour fournir plus de renseignements concernant l'activité du fichier, et pour faciliter la communication entre les collaborateurs directement via ce dernier.
Informations sur le lancementType de lancement : - Les paramètres de la console d'administration sont disponibles dès aujourd'hui pour les domaines bénéficiant du lancement rapide et du lancement planifié.
- La fonctionnalité pour les utilisateurs commencera à être déployée dans deux semaines pour les domaines bénéficiant du lancement rapide et dans cinq semaines pour les domaines bénéficiant du lancement planifié.
Éditions : - Accès au tableau de bord des activités : disponible uniquement dans les éditions G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite pour l'éducation et G Suite pour les associations. Les utilisateurs pourront voir le tableau de bord des activités d'un fichier s'ils ont accès à ce dernier.
- Paramètres de visibilité des données relatives aux consultations du tableau de bord des activités : tous les utilisateurs ont accès aux paramètres de confidentialité du tableau de bord des activités, car les données des utilisateurs de toutes les éditions G Suite peuvent y apparaître.
Rythme de déploiement : Déploiement progressif (visibilité de la fonctionnalité sous 15 jours maximum)
Impact : Administrateurs et utilisateurs finaux
Action : Action d'administrateur suggérée/Pour information
Plus d'infosCentre d'aide (administrateurs) : Autoriser les utilisateurs à consulter les activités relatives à un fichier (tableau de bord des activités) Centre d'aide (utilisateurs) : Consulter les activités relatives à un fichier (tableau de bord des activités)
