Cet article est la traduction en anglais du post publié sur le blog le 5 octobre .
Quoi de neuf ?
Vous pouvez maintenant créer et partager rapidement un document contenant des notes de réunion dans vos événements d'agenda.
Notes de réunion dans la vue détaillée d'un agenda
Lorsque vous créez un document de notes depuis Agenda, les informations de l'événement sont automatiquement insérées dans le document, qui est joint à l'événement.
Ajouter un modèle de notes de réunion à un document
Ces fonctionnalités ne sont actuellement disponibles que dans Agenda et Docs sur le Web.
Qui est concerné ?
Utilisateurs finaux
Quels avantages ?
Les notes de réunion représentent un des cas d'utilisation les plus courants de Docs, et un bon moyen de rendre les réunions plus efficaces. Cependant, pour créer et partager ces notes, et les retrouver plus tard, il est nécessaire de passer par plusieurs étapes répétitives et de basculer entre Docs et Agenda. La fonctionnalité de notes de réunion est un raccourci permettant de créer ce type de document en quelques clics rapides.
Cette fonctionnalité simplifie la création, le partage et l'ajout de notes de réunion aux événements d'agenda.
Informations supplémentaires
Dans Agenda, cette fonctionnalité n'est proposée qu'aux organisateurs de réunion ou aux invités autorisés à modifier l'événement.
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité de différentes façons :
Lors de la création ou de la modification d'un événement, un bouton "Créer des notes de réunion" est affiché à côté de la section des pièces jointes. Vous pouvez cliquer sur ce bouton pour créer un document, qui sera joint à l'événement lorsque vous enregistrerez les modifications.
Lorsque vous cliquez sur le bouton “Prendre des notes de réunion” dans un événement planifié, le document est créé et s'ouvre immédiatement dans un nouvel onglet pour que les utilisateurs puissent commencer à y prendre des notes. Ce document est également joint en arrière-plan à l'événement d'agenda pour référence ultérieure.
Une fois que vous avez créé ces notes de réunion, nous insérons automatiquement un lien vers l'événement d'agenda dans le document, pour que vous puissiez passer facilement de l'un à l'autre.
Vous pouvez toujours joindre des documents supplémentaires à l'événement d'agenda.
Partager les notes de réunion
Si vous cliquez sur "Créer des notes de réunion" lorsque vous créez un événement ou modifiez un événement existant, le document contenant les notes est partagé avec les participants, y compris ceux qui se trouvent à l'extérieur de votre organisation, dès que vous sélectionnez "Enregistrer".
Si vous cliquez sur "Prendre des notes de réunion" sur un événement d'agenda planifié, les participants n'ont pas automatiquement accès aux notes et vous êtes invité à les partager dans Docs.
Lorsque vous prenez des notes de réunion pour des événements planifiés depuis Google Docs :
Si vous êtes l'organisateur de la réunion : un pop-up vous invite à partager et à joindre le document à votre événement. Pour accorder l'accès à ce document, cliquez sur Partager et joindre.
Si vous n'êtes pas l'organisateur de la réunion : un pop-up vous invite à partager le document. Pour accorder l'accès à ce document, cliquez sur "Partager". Le document n'est pas joint à l'événement.
Comment profiter de cette fonctionnalité ?
Administrateurs : Il n'existe pas de commande d'administration associée à cette fonctionnalité.Utilisateurs finaux : Il n'existe pas de paramètre destiné aux utilisateurs finaux pour cette fonctionnalité. Consultez le centre d'aide pour en savoir plus sur les notes de réunion dans Agenda .
Quand ?
Qui peut en bénéficier ?
Tous les clients Google Workspace, ainsi que les clients G Suite Basic et Business.
Ressources
