(Traduction d'un article extrait du blog The Keyword)Vérifiez votre planning. À partir d'aujourd'hui, Google Agenda sur le Web adopte un nouveau look et de nouvelles fonctionnalités afin de vous aider à gérer votre temps plus efficacement et à gagner en productivité.
Nous nous sommes fortement inspirés de ce que vous connaissiez et aimiez dans l'application mobile Agenda, notamment sa palette de couleurs et son design épuré, lors de la modification de la version Web. En outre, celle-ci s'adapte maintenant automatiquement à la taille de votre écran. Nous avons également ajouté d'autres fonctionnalités pour les entreprises afin d'aider au mieux leurs équipes à s'organiser et à préparer leurs réunions.
Au fil des années, vous avez partagé de précieux commentaires sur la façon dont nous pouvions améliorer Agenda afin de mieux répondre à vos besoins. Nous sommes donc ravis aujourd'hui de vous présenter nos dernières nouveautés. Désormais, votre planning sera encore plus facile à gérer depuis votre bureau. La nouvelle version d'Agenda pour le Web vous offre les avantages suivants :
- Accéder à toutes les informations sur la salle de conférence que vous souhaitez réserver. Les administrateurs G Suite peuvent maintenant saisir des informations détaillées sur les salles de conférence de leur entreprise, afin que leurs employés sachent où se trouve la salle, quelle est sa capacité, et si elle dispose d'un équipement audio/vidéo ou d'un accès handicapés. Les employés doivent simplement passer leur souris sur le nom de la salle qu'ils souhaitent réserver dans Agenda pour afficher une "carte de visite" précisant le lieu de la salle et les ressources disponibles.
- Ajouter un format enrichi et des liens hypertextes à vos invitations Agenda. Partagez des liens vers des feuilles de calcul, des documents ou des présentations dans votre invitation Agenda et ouvrez-les directement depuis la nouvelle vue "Détail de l'événement". Vous pourrez ainsi créer des agendas plus détaillés et vous assurer que toutes les ressources sont réunies à un seul et même endroit avant le début de la réunion.
- Gérer plusieurs agendas dans la vue "Jour" . Vous pouvez désormais afficher et gérer plusieurs agendas dans des colonnes distinctes. Les employés qui gèrent plusieurs agendas (assistants administratifs, par exemple) peuvent ainsi planifier plus facilement des réunions pour leur équipe. Il suffit de cliquer sur la vue "Jour" et de sélectionner les agendas que vous souhaitez comparer.
Mais ce n'est pas tout ! Vous pouvez maintenant consulter les coordonnées des participants à la réunion lorsque vous passez votre souris sur leur nom dans une invitation Agenda. Une nouvelle fonctionnalité vous permet d'afficher et de restaurer les éléments supprimés en un même endroit en cas de suppression accidentelle d'une invitation à une réunion. De plus, nous avons facilité l'accès aux vues "Jour", "Semaine" et "Mois" afin d'offrir une meilleure compatibilité avec les lecteurs d'écran. Pour en savoir plus sur la nouvelle version d'Agenda,
consultez cet article.
Informations supplémentaires pour les administrateurs G SuiteAfin de vous aider, vous et vos utilisateurs, à passer à la nouvelle version de l'interface Web d'Agenda, nous vous offrons la possibilité de choisir entre deux options de déploiement (consultez le
Centre d'aide pour plus d'informations) :
- Automatique : le déploiement automatique est l'option par défaut. Vos utilisateurs passeront progressivement à la nouvelle interface à compter du 14 novembre 2017 dans les domaines qui ont choisi le lancement rapide, et à compter du 28 novembre 2017 dans ceux qui ont opté pour le lancement planifié. La période de transition prendra environ huit semaines (étapes d'activation et de désactivation incluses). Aucune action de votre part n'est requise si vous choisissez le déploiement automatique.
- Manuel : dans la console d'administration Google, vous pouvez également définir à quel moment vos utilisateurs doivent passer à la nouvelle version. Par exemple, malgré tous les efforts déployés par les développeurs pour adapter les extensions Chrome les plus utilisées à la nouvelle interface d'Agenda, il est possible que certains de vos utilisateurs utilisent des extensions n'ayant pas encore été mises à jour. Vous voudrez peut-être découvrir dans un premier temps la nouvelle interface utilisateur dans un domaine ou une unité organisationnelle test.
Pour choisir le déploiement manuel, accédez à Applications > G Suite > Agenda > Nouvelle version de Google Agenda. Cette page vous permet de décider, pour chaque unité organisationnelle, à quel moment les utilisateurs peuvent avoir accès à la nouvelle version d'Agenda. Si vous optez pour le déploiement manuel, n'oubliez pas de transférer tous vos comptes utilisateur vers la nouvelle interface avant le
28 février 2018. Toute personne utilisant encore l'ancienne version à cette date sera transférée d'office vers la nouvelle interface, sans avoir la possibilité de la désactiver.
Nous vous conseillons de partager
ce guide, ainsi que les ressources ci-dessous, avec vos utilisateurs afin de les aider à se familiariser avec cette nouvelle interface.
Pour en savoir plus sur la procédure d'ajout de données structurées à vos salles et à vos ressources, consultez le
Centre d'aide. Notez que cette fonctionnalité est compatible avec les deux versions d'Agenda.
Informations sur le lancement
Nouvelle version d'Agenda disponible sur le Web, format enrichi pour les invitations, affichage d'agendas côte à côte dans la vue "Jour"
Données structurées relatives aux salles et aux ressources
- Déploiement progressif au cours des prochaines semaines afin que les administrateurs puissent commencer à importer des données, qu'ils aient opté pour le lancement rapide ou planifié
Éditions :Disponibles pour toutes les éditions de G Suite
Rythme de déploiement :Déploiement étendu (visibilité de la fonctionnalité dans un délai potentiellement supérieur à 15 jours)
Impact :Administrateurs et utilisateurs finaux
Action :Action d'administrateur suggérée/Pour information
Informations complémentairesNouvelle version d'Agenda
Pour les administrateurs:Pour les utilisateurs :Données structurées relatives aux salles et aux ressources
Pour les administrateurs:
