Quoi de neuf ?
Nous lançons un nouveau programme bêta qui vous permet de partager des dossiers dans des Drive partagés.
Cliquez ici pour en savoir plus et indiquer votre intérêt pour ce programme. Qui est concerné ?
Administrateurs, utilisateurs finaux et développeurs
Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?
Les Drive partagés sont un excellent moyen de stocker des fichiers pour pouvoir les consulter et les modifier en mode collaboratif, à l'échelle d'une équipe ou d'une organisation. Jusqu'à présent, les utilisateurs pouvaient définir des autorisations d'accès à l'intégralité du Drive partagé ou à des fichiers spécifiques, mais pas à des dossiers.
Désormais, vous pouvez partager un dossier spécifique avec d'autres utilisateurs ou accorder des autorisations d'accès supplémentaires pour certains dossiers aux membres d'un Drive partagé. Voici quelques exemples d'utilisation de cette nouvelle fonctionnalité :
- Pour votre service marketing, vous pouvez créer un Drive partagé accessible à tous les collaborateurs internes et y inclure un dossier de supports publicitaires partagé avec une agence externe.
- Si votre service commercial est organisé par région, vous pouvez créer un Drive partagé permettant aux directeurs et aux chefs d'équipe de suivre toutes les activités, et un dossier partagé par équipe régionale contenant les informations pertinentes pour la région concernée.
- Si vous créez un Drive partagé dans le but d'organiser un événement, vous pouvez autoriser tous ses membres à consulter l'ensemble des fichiers associés et permettre à chaque équipe de modifier les documents qui la concernent.
Partager un dossier avec des utilisateurs non membres et modifier les autorisations d'accès de membres à certains dossiers
Informations supplémentaires
Accès Gestionnaire requis pour partager des dossiers Seuls les gestionnaires d'un Drive partagé sont autorisés à partager les dossiers qu'il contient. Les autres membres du Drive partagé (par exemple, les gestionnaires de contenu et les commentateurs) n'ont pas le droit de partager des dossiers, car ils ne sont pas habilités à contrôler l'accès au contenu de façon globale. Les dossiers d'un Drive partagé sont associés aux mêmes niveaux d'accès que le Drive lui-même, à l'exception de celui de gestionnaire.
Ces niveaux d'accès comprennent : gestionnaire de contenu (par défaut), contributeur, commentateur et lecteur. Notez que les contributeurs d'un dossier partagé sont également éditeurs des fichiers qu'il contient.
Cliquez ici pour en savoir plus sur les niveaux d'accès à un Drive partagé. Rôles associés à un dossier dans un Drive partagé
Les droits d'accès à un dossier partagé ne peuvent être qu'étendus, et non réduits, par rapport au Drive partagé. Les droits d'accès accordés au niveau du Drive partagé représentent le niveau d'accès minimal dont bénéficient les utilisateurs sur l'ensemble des fichiers et dossiers qu'il contient. Cette règle garantit la transparence, la prévisibilité et l'évolutivité. En conséquence, les droits d'accès d'un utilisateur à un dossier d'un Drive partagé ne peuvent être que supérieurs à ceux dont il dispose sur le Drive partagé lui-même. Ils ne peuvent pas être plus restrictifs.
Ainsi, le statut de commentateur sur un Drive partagé ne peut être réduit à celui de lecteur sur un dossier donné. En revanche, le statut de lecteur sur un Drive partagé peut être étendu à celui de commentateur ou de contributeur sur des fichiers ou des sous-dossiers spécifiques. Par conséquent, lorsque le niveau d'accès à un fichier ou dossier est réduit, l'action est également appliquée aux dossiers parents (dont les droits d'accès ont été hérités).
Boîte de dialogue qui s'affiche lorsque le niveau d'accès à un sous-dossier d'un Drive partagé est réduit
Que se passe-t-il en cas de déplacement de fichiers ou de dossiers ? Lorsque des fichiers ou des dossiers partagés sont déplacés dans ou entre des Drive partagés, le niveau d'accès hérité est actualisé en conséquence de manière à maintenir un accès direct au contenu. Cela s'applique également aux fichiers ou dossiers partagés qui sont déplacés d'un Drive partagé au dossier Mon Drive d'un utilisateur.
Prenons, par exemple, un document stocké dans le Drive partagé de l'équipe commerciale. Tous les membres de l'équipe ont accès en tant que lecteurs au Drive partagé, et donc à ce document. De plus, cinq membres de l'équipe sont également éditeurs du document en question. Si ce fichier est déplacé en dehors du Drive partagé de l'équipe commerciale, les membres de l'équipe perdent leur accès hérité de lecteur, mais les cinq éditeurs conservent leurs droits d'accès en tant qu'éditeurs.
Compte tenu des répercussions importantes qu'ils peuvent avoir sur l'accès au contenu, ces déplacements de dossiers (partagés) dans et entre des Drive partagés ne peuvent être effectués que par des gestionnaires des emplacements d'origine et de destination.
Remarque : L'obligation de disposer du statut de gestionnaire sera mise en œuvre dans le cadre de ce programme bêta, et le 1er septembre 2020 pour l'ensemble des clients G Suite. À l'avenir, les contributeurs et les gestionnaires de contenu de l'emplacement de destination n'auront plus la possibilité de déplacer des dossiers dans ou entre des Drive partagés.
Marche à suivre
Administrateurs :
cliquez ici pour indiquer votre intérêt pour le programme bêta de partage de dossiers. Nous commencerons à accepter des domaines dans le programme dans les semaines à venir.
Utilisateurs finaux : une fois cette fonctionnalité activée pour votre domaine, vous devrez, pour partager un dossier, le sélectionner dans un Drive partagé dont vous êtes gestionnaire, puis cliquer sur "Partager" dans le menu du dossier (barre d'outils) afin d'ouvrir la boîte de dialogue de partage. Vous pourrez alors partager le dossier concerné.
Qui va en bénéficier ?
- Disponible pour les clients G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education et G Suite pour les associations
- Non disponible pour les clients G Suite Basic et les utilisateurs de comptes Google personnels
Ressources
Feuille de route
